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学院(部门)接待外宾来访办事指南
发布日期:2017-12-08

根据外事工作统一归口管理的原则,国际合作与交流处(港澳台事务办公室)须掌握全校外宾来访情况,要求各学院(部门)邀请外宾来访前必须向国际合作与交流处(港澳台事务办公室)进行申报备案。

      办事程序如下:

      第一步:学院(部门)下载并填写《江西财经大学邀请外宾来访申报表》,电子稿发送到国际处肖镧老师OA邮箱,纸质稿盖学院(部门)公章后送国际处外事科肖镧老师(电话:83816274)

      时间要求:学院接待的普通来访应至少提前3个工作日申报;需要校领导接见或涉及学校多个部门接待的重要来宾应至少提前5个工作日申报。

      申报材料:
      (1)《江西财经大学邀请外宾来访申报表》

      (2)初步拟定的《国(境)外来宾接待行程安排表》

      (3)来宾介绍、来宾学校介绍等背景材料。



      第二步:学院(部门)按拟定的接待方案接待来宾来访。

      如需要校领导接见或需要国际处在校内多个部门间协调,则按以下程序办理:
      1、国际处协调校领导会见来宾时间,并向学院(部门)反馈(负责人:肖珑)
      2、 国际处指派国际处员工担任校领导会见环节协调人(负责人:龚美君)
      3、审定来宾来访接待安排表(负责人:龚美君)
      4、国际处协调人落实校领导接见及国际处参与环节,主要包括:
        a) 将接待安排表、对方学校介绍、来宾背景材料介绍送至校领导(纸质)和校内相关部门人员(OA)。
        b) 交通用车准备(国际处办公室)
        c) 会谈场所准备(协调人负责,如举行签约仪式应准备国旗、签字笔等)
        d) 用餐订房(协调人负责,尽量写入接待安排表)。项目协调人或工作人员提前30分钟抵达餐馆,点菜(注意客人的饮食喜好),餐后结清餐费。
        e) 礼品准备,其中以校领导名义赠送的礼品由肖珑处长决定,协调人在安排表中注明礼品类别。(协调人负责,同学校宣传册一同放入礼品手提袋中)
        f) 通知宣传部(如校领导参加)或通知国际处照相人员

      5、客人到达后,符合条件的应为其办理临住登记,办理程序参照《境外人员住宿登记办事办事指南》     

      6、按接待安排表接待来宾。

      7、协调人拟新闻稿,准备照片,最迟于来宾离校后下一个工作日内交处办公室。由处办室审稿并传校宣传部,并关注网上发布情况。

      8、协调人拟英文新闻稿,国际处网站发布新闻稿。


      第三步:学院来访接待负责人填写《接待来访情况总结表》,电子稿发送到国际处肖镧老师OA邮箱,纸质稿盖学院(部门)公章后送国际处外事科肖镧老师(电话:83816274)



      第四步:国际处相关材料存档:《来访接待安排表》、《境外来访情况总结表》及新闻稿。如有以下材料也一并归入存档:对方学校介绍、来宾背景材料介绍。


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